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Der Fachkräftemangel beschäftigt nahezu jedes mittelständische Unternehmen. Offene Stellen bleiben lange unbesetzt, erfahrene Mitarbeitende gehen in den Ruhestand und gleichzeitig wächst die Menge an Aufgaben. Die naheliegende Reaktion lautet deshalb häufig: Wir brauchen mehr Fachkräfte. Doch was passiert, wenn diese Fachkräfte schlicht nicht verfügbar sind? Natürlich sollten Unternehmen weiterhin rekrutieren, ausbilden, Hochschulkontakte pflegen, Praktika anbieten und an ihrer Arbeitgebermarke arbeiten. Aber parallel lohnt sich eine andere Frage: Nutzen wir eigentlich die Fachkräfte, die bereits im Unternehmen sind, für die richtigen Aufgaben? Denn möglicherweise liegt ein Teil der Lösung nicht auf dem Arbeitsmarkt, sondern im eigenen Unternehmen.
#1 Das Wichtigste in Kürze
- Fachkräftemangel lässt sich nicht ausschließlich durch zusätzliches Recruiting lösen.
- Unternehmen sollten analysieren, womit ihre wichtigsten Fach- und Know-how-Träger tatsächlich ihre Arbeitszeit verbringen.
- Routineaufgaben, unnötige Dokumentation und vermeidbare Unterbrechungen binden wertvolle Fachkompetenz.
- Prozessoptimierung, Wissensmanagement, Automatisierung und KI können Fachkräfte deutlich entlasten.
- Ziel ist nicht, dass Menschen mehr arbeiten, sondern dass sie ihre Arbeitszeit wirkungsvoller einsetzen können.
#2 Recruiting bleibt wichtig – löst aber nicht jedes Problem
Es wäre falsch, angesichts eines angespannten Arbeitsmarktes sämtliche Recruiting-Aktivitäten infrage zu stellen.
Unternehmen sollten weiterhin daran arbeiten, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Dazu gehören eine klare Arbeitgebermarke, Präsenz in sozialen Medien sowie Kooperationen mit Schulen, Hochschulen und Ausbildungsstätten.
Gerade Praktika können ein wirkungsvoller Einstieg sein. Unternehmen begegnen jungen Menschen in genau der Phase, in der diese praktische Erfahrungen suchen. Wer ihnen dann einen interessanten Einblick ermöglicht, schafft die Chance, zukünftige Mitarbeitende frühzeitig kennenzulernen und an das Unternehmen zu binden.
Diese Aktivitäten brauchen jedoch Zeit. Und selbst ein sehr gutes Recruiting kann nicht garantieren, dass kurzfristig ausreichend qualifizierte Menschen zur Verfügung stehen.
Deshalb braucht es parallel einen zweiten Ansatz.
#3 Was machen Ihre Fachkräfte eigentlich den ganzen Tag?
Eine der wichtigsten Fragen lautet: Womit verbringen Ihre Fachkräfte tatsächlich ihre Arbeitszeit?
Schauen Sie sich insbesondere jene Mitarbeitenden an, für die Sie Unterstützung suchen oder bei denen Sie bereits wissen, dass ein Ersatz schwer zu finden sein wird.
Welche Aufgaben erledigen diese Menschen während eines typischen Tages oder einer typischen Woche?
Und vor allem: Welche dieser Tätigkeiten erfordern tatsächlich genau ihre besondere Qualifikation?
In vielen Unternehmen erledigen hoch qualifizierte Mitarbeitende zusätzlich administrative Tätigkeiten, übertragen Daten, erstellen wiederkehrende Auswertungen, dokumentieren Informationen mehrfach oder beantworten immer wieder dieselben Fragen.
Das sind nicht zwangsläufig unwichtige Tätigkeiten. Die entscheidende Frage ist vielmehr, ob dafür wirklich Ihre knappste Fachressource benötigt wird.
Das Credo „Lass uns mit den Menschen klarkommen, die da sind“ bedeutet deshalb nicht, mehr Arbeit auf weniger Schultern zu verteilen. Es bedeutet, vorhandene Kompetenzen bewusster einzusetzen.
#4 Routineaufgaben verschwinden nicht automatisch
Dass Fachkräfte Tätigkeiten übernehmen, die eigentlich auch andere erledigen könnten, hat unterschiedliche Gründe.
Manchmal ist schlicht nicht sichtbar, wie viel Zeit diese Aufgaben beanspruchen. Häufig haben sich Tätigkeiten über Jahre entwickelt und werden nicht mehr hinterfragt.
Routineaufgaben können außerdem durchaus angenehm sein. Wer den ganzen Tag komplexe Entscheidungen trifft, empfindet eine einfache administrative Tätigkeit möglicherweise sogar als kurze gedankliche Entlastung.
Hinzu kommt ein weiterer menschlicher Faktor: Wissen und Aufgaben abzugeben fällt nicht jedem leicht.
„Ich verteile die Arbeit nicht. Ich gebe nicht ab, um selber wichtig zu bleiben“, beschreibt einen Mechanismus, der in Organisationen durchaus auftreten kann. Das muss nicht einmal bewusst geschehen. Über viele Jahre entsteht persönliches Wissen, und aus diesem Wissen entsteht Bedeutung für das Unternehmen.
Gerade deshalb sollte die Analyse nicht mit Schuldzuweisungen verbunden werden. Es geht darum, gemeinsam zu erkennen, welche Tätigkeiten sinnvoll anders organisiert werden können.
#5 Prozesse können Fachkräftemangel reduzieren
Ein wichtiger Hebel liegt in den bestehenden Prozessen.
Wenn eine Fachkraft dieselben Informationen an mehreren Stellen dokumentieren muss, sollte nicht zuerst nach einer zusätzlichen Fachkraft gesucht werden.
Zuerst sollte die Frage lauten: Warum dokumentieren wir diese Information mehrfach?
Vielleicht genügt eine einzige Dokumentation. Vielleicht lässt sich zwischen zwei Systemen eine Schnittstelle schaffen. Vielleicht können Daten automatisiert weitergegeben werden.
Die Möglichkeiten reichen von sehr einfachen organisatorischen Veränderungen bis hin zu digitalen Lösungen:
Aufgaben können anders verteilt, Prozesse vereinfacht, unnötige Tätigkeiten vollständig eliminiert und wiederkehrende Arbeiten automatisiert werden. Auch KI kann bei bestimmten Tätigkeiten eine sinnvolle Unterstützung bieten.
Entscheidend ist dabei nicht die Technologie selbst.
Der Ausgangspunkt sollte immer die konkrete Tätigkeit sein: Wo wird heute wertvolle Arbeitszeit gebunden und wie lässt sich diese Tätigkeit sinnvoller organisieren?
#6 Wissen darf nicht an einzelnen Menschen hängen
Eine weitere Herausforderung entsteht bei besonders erfahrenen Mitarbeitenden.
Diese Menschen verfügen über Wissen, das viele andere benötigen. Entsprechend häufig werden sie angerufen, angesprochen oder über interne Kommunikationssysteme kontaktiert.
Jede einzelne Frage dauert vielleicht nur wenige Minuten. Die Summe der Unterbrechungen kann jedoch dazu führen, dass genau diese wichtigen Mitarbeitenden kaum noch zu ihrer eigentlichen Arbeit kommen.
Damit entsteht eine paradoxe Situation: Ein Unternehmen leidet unter Fachkräftemangel und gleichzeitig hindert es seine wichtigsten Fachkräfte permanent daran, Facharbeit zu leisten.
Auch hier lohnt sich eine genaue Analyse.
Welche Fragen werden diesen Personen regelmäßig gestellt? Welche davon wiederholen sich? Und welches Wissen könnte so dokumentiert werden, dass Kolleginnen und Kollegen selbstständig darauf zugreifen können?
#7 Wissen dokumentieren und verfügbar machen
Gerade beim Onboarding neuer Mitarbeitender zeigt sich der Wert eines strukturierten Wissensmanagements.
Neue Kolleginnen und Kollegen müssen verstehen, wie Prozesse funktionieren, wo Informationen liegen und wer für bestimmte Fragestellungen verantwortlich ist.
Ist dieses Wissen ausschließlich in den Köpfen einzelner Menschen gespeichert, entstehen zwangsläufig viele Rückfragen.
Ein internes Wiki, gute Prozessbeschreibungen oder eine zentrale Wissensplattform können hier erheblich entlasten. Auch interne Chatbots auf Basis des vorhandenen Unternehmenswissens können perspektivisch dazu beitragen, häufige Fragen direkt zu beantworten.
Dafür lohnt es sich, die Know-how-Träger selbst einzubeziehen.
Eine einfache Frage kann bereits viel sichtbar machen:
#8 Welche fünf oder zehn Fragen werden Ihnen ständig gestellt?
Aus den Antworten entsteht schnell eine erste Prioritätenliste für das Wissensmanagement.
Damit wird Wissen nicht nur zugänglicher. Gleichzeitig sinkt die Abhängigkeit des Unternehmens von einzelnen Personen – ein wichtiger Faktor insbesondere dann, wenn erfahrene Mitarbeitende in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen.
#9 Fachkräfte besser nutzen bedeutet nicht mehr Belastung
Bei der Optimierung vorhandener Ressourcen entsteht schnell ein Missverständnis.
„Bestehende Fachkräfte besser nutzen“ darf nicht bedeuten, ihnen anschließend noch mehr Arbeit zu geben.
Das Gegenteil sollte das Ziel sein.
Hoch qualifizierte Mitarbeitende sollten möglichst viel Zeit mit den Aufgaben verbringen können, für die ihre Erfahrung, ihre Ausbildung und ihr besonderes Wissen tatsächlich benötigt werden.
Wenn Routineaufgaben reduziert werden, unnötige Dokumentation entfällt und wiederkehrende Fragen anders beantwortet werden, entsteht Freiraum.
Und dieser Freiraum kann gleichzeitig die Motivation erhöhen.
Wer überwiegend an interessanten, anspruchsvollen und fachlich relevanten Aufgaben arbeitet, erlebt seinen Arbeitstag möglicherweise völlig anders als jemand, der einen erheblichen Teil seiner Zeit mit administrativen Nebenaufgaben verbringt.
Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit müssen deshalb kein Widerspruch sein.
#10 Fachkräftemangel beginnt auch mit einer Ressourcenfrage
Der Arbeitsmarkt lässt sich von einem einzelnen Unternehmen nur begrenzt beeinflussen.
Die eigenen Abläufe dagegen schon.
Genau deshalb lohnt es sich, den Fachkräftemangel nicht ausschließlich als Recruitingproblem zu betrachten.
Wenn zusätzliche Fachkräfte momentan nicht verfügbar oder wirtschaftlich nicht finanzierbar sind, sollten Unternehmen systematisch prüfen, wie gut die vorhandene Fachkompetenz eingesetzt wird.
Dabei helfen vier einfache Fragestellungen:
Welche Tätigkeiten erledigen unsere wichtigsten Fachkräfte?
Welche davon benötigen tatsächlich deren Qualifikation?
Welche Aufgaben können delegiert, vereinfacht, automatisiert oder vollständig eliminiert werden?
Und welches Wissen müssen wir so verfügbar machen, dass nicht jede Frage bei denselben Personen landet?
Die Antworten darauf können erstaunlich viel Potenzial sichtbar machen.
#11 Fazit: Beobachten Sie zuerst, bevor Sie eine weitere Stelle schaffen
Schauen Sie sich genau jene Mitarbeitenden an, für die Sie gerade Verstärkung suchen. Nicht mit dem Ziel, ihre Arbeitsleistung zu kontrollieren, sondern um gemeinsam unnötige Belastungen zu erkennen.
Analysieren Sie über einige Tage oder Wochen, welche Aufgaben Zeit beanspruchen. Identifizieren Sie wiederkehrende Tätigkeiten und häufige Unterbrechungen. Prüfen Sie anschließend, was delegiert, vereinfacht, dokumentiert, automatisiert oder ganz abgeschafft werden kann.
Beginnen Sie dabei nicht sofort mit einem großen Digitalisierungsprojekt. Oft reichen zunächst wenige konkrete Veränderungen.
Der Fachkräftemangel wird dadurch nicht verschwinden. Aber möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie weniger zusätzliche Fachkapazität benötigen als zunächst angenommen.
Denn bevor Sie ausschließlich danach suchen, welche Menschen Ihrem Unternehmen noch fehlen, lohnt sich eine mindestens ebenso wichtige Frage: Wie schaffen Sie die besten Bedingungen für die Menschen, die bereits da sind?
#TheYellowShoes
Mein Name ist Prof. Dr. Markus Haid und als Digitalisierungsexperte begleite ich Unternehmen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.
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