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Viele Unternehmen starten ihre Digitalisierung mit einem Schnellschuss: Ein neues CRM, ein Ticketsystem oder eine KI-Lösung soll her – sofort. Doch während Tools greifbar wirken und als schnelle Antwort erscheinen, lösen sie selten die eigentlichen Probleme. Die Folge: Hohe Kosten, frustrierte Mitarbeitende und Prozesse, die trotz Digitalisierung ineffizient bleiben. Der Grund ist fast immer derselbe: Es fehlt eine klare Digitalstrategie mit sauberen Anforderungen.
#1 Das Wichtigste in Kürze
Die Auswahl von Tools ist nicht der Startpunkt der Digitalisierung. Ohne klare Anforderungen werden Tools zu teuren Pflastern für strukturelle Probleme. Prozesse müssen verstanden, priorisiert und end-to-end betrachtet werden, bevor Software ins Spiel kommt. Die Unternehmensleitung trägt Verantwortung für Ziele, Prioritäten und Rahmenbedingungen. Gute Anforderungen reduzieren die Anzahl benötigter Tools – und erhöhen deren Wirkung.
#2 Warum Tools zuerst der falsche Weg sind
Viele Unternehmen greifen nach Software, bevor sie wissen, was verbessert werden soll. Aussagen wie „Wir brauchen dringend ein neues CRM“ sind typisch, doch oft bleibt unklar, warum überhaupt. Tools wirken greifbar, testbar, modern – und genau deshalb verführerisch. Doch ein Tool ohne klaren Bedarf ist wie ein Haus ohne Fundament: Es sieht gut aus, hält aber nicht.
Die Erfahrung zeigt: In neun von zehn Projekten liegt das Problem nicht im Tool, sondern im Prozess. Ein Unternehmen etwa testete mehrere CRM-Systeme, weil das alte „nervte“. Erst als Anforderungen strukturiert erarbeitet wurden, stellte sich heraus: Das CRM war nicht das Problem – der gesamte Vertriebsprozess war unklar, doppelt gepflegt und ohne Verantwortlichkeiten. Das Tool war nur die Spitze des Eisbergs.
#3 Digitalstrategie ist Chefsache
Digitalisierung bedeutet Veränderung – und Veränderung braucht Entscheidungen. Die Unternehmensleitung legt fest, welche Ziele im Vordergrund stehen, welche Prozesse kritisch sind und welche Standards gelten sollen. Erst daraus entstehen priorisierte, verständliche Anforderungen.
Ohne diese Klarheit passiert das Gegenteil: Die IT wählt Tools nach Funktionen aus, Fachbereiche versuchen, ihre Favoriten durchzusetzen, Mitarbeitende wissen nicht, warum sich etwas ändert. Am Ende entsteht Stückwerk, aber keine Transformation.
Ein Tool kann keinen Prozess verbessern, den niemand definiert hat. Und es ersetzt keine Strategie.
#4 Was gute Anforderungsarbeit auszeichnet
Eine saubere Anforderungsaufnahme funktioniert wie ein Navigationssystem. Sie beantwortet zentrale Fragen:
Was soll sich verbessern? Effizienz, Transparenz, Kundenerlebnis?
Wie sieht der zukünftige Prozess aus – end-to-end und abteilungsübergreifend?
Welche Daten sind entscheidend und wer verantwortet sie?
Welche technischen Rahmenbedingungen gelten? Cloud, On-Premise, Schnittstellen?
Wenn diese Fragen beantwortet sind, passiert etwas Bemerkenswertes: Unternehmen brauchen deutlich weniger Tools – und die ausgewählten Lösungen funktionieren tatsächlich. Weil klar ist, was sie leisten müssen.
#5 Wie Unternehmen die Weichen richtig stellen
Digitalisierung gelingt, wenn die Geschäftsführung den Rahmen setzt: Ziele, Prioritäten, Verantwortlichkeiten. Sobald Anforderungen klar definiert sind, wird die spätere Toolauswahl fast automatisch zur Routine. Die Mitarbeitenden verstehen, warum Veränderungen notwendig sind, und die IT trifft bessere Entscheidungen.
#6 Fazit – Digitalisierung beginnt nicht mit Tools, sondern mit Klarheit
Wer Digitalisierung ernst nimmt, startet nicht mit Software, sondern mit Strategie. Unternehmen schaffen die Grundlage für erfolgreiche Projekte, indem sie Anforderungen sauber definieren, Prozesse durchdenken und Verantwortlichkeiten klären. Erst dann lohnt es sich, Tools auszuwählen – und erst dann entfalten sie ihren Nutzen.
Damit wird Digitalisierung nicht zu einem kostspieligen Experiment, sondern zu einem strukturierten Transformationsprozess, der auf die Unternehmensziele einzahlt.
#TheYellowShoes
Mein Name ist Prof. Dr. Markus Haid und als Digitalisierungsexperte begleite ich Unternehmen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.
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