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Künstliche Intelligenz (KI) gilt als Schlüsseltechnologie zur Effizienzsteigerung in Unternehmen. Dennoch fällt vielen der Einstieg schwer – nicht aus Mangel an technischen Möglichkeiten, sondern aufgrund fehlender Orientierung: Wo beginnt man sinnvollerweise? Welche Prozesse eignen sich? Und wie lässt sich der Nutzen bewerten?
Der folgende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie in vier strukturierten Schritten das Automatisierungspotenzial durch KI in Ihrem Unternehmen erschließen – fundiert, wirtschaftlich und realisierbar.
#1 Schritt 1: Tätigkeiten systematisch erfassen und strukturieren
Der erste Schritt besteht in der präzisen Analyse Ihrer bestehenden Arbeitsprozesse. Je nach Unternehmensgröße empfiehlt sich entweder die Betrachtung ganzer Rollenprofile oder einzelner Mitarbeitender. Ziel ist es, einen strukturierten Überblick über die regelmäßig anfallenden Aufgaben zu gewinnen.
Erfassen Sie dabei nicht nur Hauptaufgaben, sondern auch Unteraufgaben und Teilschritte. Diese sollten klar beschrieben und – wenn möglich – visualisiert werden. So lassen sich wiederkehrende Muster erkennen, die später eine fundierte Grundlage für die Auswahl geeigneter Automatisierungsmöglichkeiten bilden.
#2 Schritt 2: Zeit- und Kostenaufwand bewerten
Im zweiten Schritt analysieren Sie die zeitliche und wirtschaftliche Relevanz einzelner Aufgaben.
Wie oft tritt eine bestimmte Tätigkeit auf – täglich, wöchentlich, monatlich? Und wie viel Zeit wird jeweils dafür benötigt? Durch Multiplikation von Dauer und Häufigkeit erhalten Sie eine belastbare Schätzung des monatlichen oder jährlichen Aufwands.
Setzen Sie diesen Aufwand in Relation zu den verursachten Kosten – beispielsweise durch interne Personalkosten oder externe Dienstleistungen. Ziel ist es, Tätigkeiten mit einem überdurchschnittlichen Ressourcenverbrauch zu identifizieren. Diese bieten oftmals das größte Potenzial für eine wirtschaftlich sinnvolle Automatisierung.
#3 Schritt 3: Passende KI-gestützte Lösungen identifizieren
Nun gilt es, geeignete Technologien für die zuvor analysierten Aufgaben zu evaluieren. Der zentrale Grundsatz dabei lautet: Nicht die Technologie bestimmt die Anwendung – sondern der konkrete Bedarf.
Fokussieren Sie sich auf Aufgaben, die sich durch Wiederholbarkeit, Regelmäßigkeit und Vorhersehbarkeit auszeichnen. Für diese lassen sich oft leistungsfähige KI-Werkzeuge finden, beispielsweise:
- Sprachmodelle zur automatisierten Texterstellung oder -bearbeitung
- Chatbots zur Kundenkommunikation
- KI-gestützte Übersetzungs-, Analyse- oder Service-Systeme
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl nicht nur die Leistungsfähigkeit der Lösung, sondern auch die Kosten für Lizenzierung, Implementierung, Datenhaltung, Schnittstellen und langfristigen Betrieb.
#4 Schritt 4: Wirtschaftlichkeit und Priorisierung – den ROI ermitteln
Im letzten Schritt wird die Wirtschaftlichkeit der potenziellen Automatisierungsvorhaben bewertet.
Welche Einsparungen ergeben sich im Vergleich zu den bisherigen Abläufen? Wie schnell amortisiert sich die Investition in die jeweilige Lösung? Welche Tätigkeiten versprechen den größten Return on Investment (ROI)?
Diese Bewertung erlaubt eine fundierte Priorisierung: Beginnen Sie mit den Prozessen, die ein hohes Einspar- oder Entlastungspotenzial bieten – und rollen Sie KI-gestützte Lösungen schrittweise aus. So entsteht ein skalierbarer Ansatz, der sich auf andere Unternehmensbereiche übertragen lässt.
#5 Fazit: Struktur statt Technologie-Faszination
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz sollte nicht von der Begeisterung für einzelne Tools getrieben sein, sondern von einem strukturierten Blick auf Prozesse, Ressourcen und Ziele.
Mit einer fundierten Analyse, klarer Priorisierung und realistischen Kosten-Nutzen-Abwägung gelingt der Einstieg in die Automatisierung nachhaltig. Gleichzeitig können knappe Personalressourcen entlastet, wiederkehrende Routinetätigkeiten reduziert und die vorhandenen Kompetenzen gezielter eingesetzt werden.
Wer diesen Weg mit Bedacht geht, schafft nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne – sondern legt den Grundstein für eine zukunftsorientierte, adaptive Organisation.
#TheYellowShoes
Mein Name ist Prof. Dr. Markus Haid und als Digitalisierungsexperte begleite ich Unternehmen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.
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