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Künstliche Intelligenz ist in vielen mittelständischen Unternehmen längst angekommen. Mitarbeitende nutzen ChatGPT, Abteilungen experimentieren mit Microsoft Copilot und erste Prozesse werden automatisiert. Es wird ausprobiert, optimiert und investiert. Doch eine entscheidende Frage bleibt häufig unbeantwortet: Wer gibt eigentlich die Richtung vor?
Denn der Einsatz moderner KI-Werkzeuge bedeutet noch lange nicht, dass ein Unternehmen eine KI-Strategie verfolgt. Zwischen dem Ausprobieren neuer Technologien und der strategischen Weiterentwicklung eines Unternehmens liegt ein gewaltiger Unterschied.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen stellt sich deshalb eine grundlegende Führungsfrage: Bleibt die Geschäftsführung im operativen Maschinenraum der Technologie stecken oder übernimmt sie die Steuerung aus dem Kontrollraum?
#1 Viele KI-Anwendungen, aber keine gemeinsame Richtung
Wer heute in mittelständische Unternehmen schaut, entdeckt häufig ein ähnliches Bild.
Einzelne Mitarbeitende verwenden ChatGPT, um Texte zu formulieren oder Informationen aufzubereiten. Im Vertrieb werden KI-Assistenten getestet, das Marketing erstellt Inhalte mit künstlicher Intelligenz und die IT-Abteilung arbeitet möglicherweise bereits an ersten automatisierten Prozessen.
Das ist zunächst eine positive Entwicklung. Mitarbeitende beschäftigen sich mit neuen Technologien, entwickeln Kompetenzen und sammeln praktische Erfahrungen.
Doch daraus ergibt sich eine entscheidende Frage: Was verändert sich dadurch tatsächlich am Unternehmen?
Nehmen wir einen Maschinenbauer mit 100 Mitarbeitenden. Die Verwaltung erhält eine KI-Schulung, der Vertrieb testet eine automatisierte Angebotserstellung und das Marketing produziert seine Social-Media-Beiträge künftig mit Unterstützung künstlicher Intelligenz.
Einzelne Tätigkeiten werden schneller erledigt. Vielleicht entstehen sogar messbare Zeitersparnisse.
Aber hat das Unternehmen dadurch neue Kunden gewonnen? Sind die Lieferzeiten kürzer geworden? Hat sich die Profitabilität verbessert? Sind neue Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle entstanden?
Wenn diese Fragen unbeantwortet bleiben, besteht die Gefahr, dass KI lediglich bestehende Abläufe beschleunigt, ohne das Unternehmen strategisch weiterzuentwickeln.
#2 Tools sind Mittel zum Zweck. Sie sind nicht der Zweck selbst.
Dieser Gedanke sollte am Anfang jeder unternehmerischen Auseinandersetzung mit künstlicher Intelligenz stehen.
#3 Digitalisierung bedeutet mehr als die Beschleunigung bestehender Prozesse
Ein grundlegendes Missverständnis besteht darin, Digitalisierung mit dem Einsatz neuer Software gleichzusetzen.
Dabei geht es bei der digitalen Transformation um deutlich mehr.
Es geht darum, bestehende Prozesse zu hinterfragen, Produkte und Dienstleistungen weiterzuentwickeln, Kundenbedürfnisse besser zu verstehen und neue Wertschöpfungsmöglichkeiten zu erschließen.
Genau das gilt auch für künstliche Intelligenz.
Ein schneller erstelltes Angebot ist zunächst eine operative Verbesserung. Ein grundlegend veränderter Angebotsprozess, der Kundenanforderungen besser berücksichtigt, Wissen systematisch verfügbar macht und zusätzliche Geschäftsmöglichkeiten eröffnet, kann dagegen strategische Bedeutung entwickeln.
Der Unterschied liegt nicht zwingend in der eingesetzten Technologie. Er liegt in der Zielsetzung.
Unternehmen sollten sich deshalb nicht zuerst fragen, welches KI-Tool sie einführen möchten.
Die wichtigere Frage lautet: Welches unternehmerische Problem wollen wir lösen und welchen Beitrag kann künstliche Intelligenz dazu leisten?
Erst wenn diese Frage beantwortet ist, wird aus einer technologischen Möglichkeit eine wirtschaftlich begründete Entscheidung.
#4 Warum KI auf den Tisch der Geschäftsführung gehört
Künstliche Intelligenz wird häufig als Thema der IT-Abteilung betrachtet.
Natürlich benötigen Unternehmen technisches Know-how. IT-Verantwortliche müssen Systeme integrieren, Datenschutz und Informationssicherheit berücksichtigen und geeignete technische Lösungen bereitstellen.
Doch die entscheidenden Fragen gehen weit über Technologie hinaus.
Wo soll das Unternehmen in drei oder fünf Jahren stehen? Welche Märkte werden künftig wichtig? Welche Produkte und Dienstleistungen erwarten die Kunden? Wie können steigende Kosten bewältigt und begrenzte personelle Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden?
Und welche Rolle soll künstliche Intelligenz bei der Beantwortung dieser Fragen spielen?
Das sind klassische unternehmerische Entscheidungen.
Sie betreffen die Wettbewerbsposition, die Zukunftsfähigkeit und die strategische Ausrichtung des gesamten Unternehmens.
Deshalb kann die Verantwortung für KI nicht vollständig an die IT-Abteilung, einen externen Dienstleister oder einzelne besonders technikaffine Mitarbeitende delegiert werden.
Die Geschäftsführung muss die Richtung vorgeben.
Dafür ist es nicht notwendig, selbst zum besten Prompt Engineer des Unternehmens zu werden oder jedes neue KI-Werkzeug im Detail zu kennen.
Entscheidend ist vielmehr, die Chancen und Risiken der Technologie für das eigene Geschäftsmodell einschätzen zu können und auf dieser Grundlage Entscheidungen zu treffen.
Die Aufgabe der Geschäftsführung ist nicht, jedes Werkzeug zu bedienen. Ihre Aufgabe ist es, die Richtung vorzugeben.
#5 Der Maschinenraum braucht einen Kontrollraum
Ein hilfreiches Bild für die strategische Organisation künstlicher Intelligenz ist die Unterscheidung zwischen Maschinenraum und Kontrollraum.
Im Maschinenraum wird gearbeitet.
Hier entstehen Ideen und Prototypen. Mitarbeitende testen Anwendungen, automatisieren Prozesse, verbessern Abläufe und integrieren neue Technologien in bestehende Systeme.
Dieser operative Bereich ist unverzichtbar. Ohne ihn bleiben Strategien theoretische Konzepte.
Doch ein leistungsfähiger Maschinenraum allein reicht nicht aus.
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, dessen Maschinen hervorragend funktionieren, dessen Mitarbeitende bestens ausgebildet sind und dessen Abläufe immer effizienter werden.
Nur eines fehlt: Niemand hat festgelegt, wohin sich das Unternehmen entwickeln soll.
Genau diese Situation kann bei der Einführung künstlicher Intelligenz entstehen.
Viele Aktivitäten, zahlreiche Werkzeuge und engagierte Mitarbeitende erzeugen den Eindruck von Fortschritt. Gleichzeitig fehlt die übergeordnete Orientierung.
Hier kommt der Kontrollraum ins Spiel.
Im Kontrollraum werden Ziele definiert, Investitionen bewertet, Prioritäten festgelegt und Ressourcen verteilt.
Die Geschäftsführung übernimmt dabei nicht die operative Durchführung sämtlicher Projekte. Sie sorgt dafür, dass einzelne Aktivitäten auf gemeinsame unternehmerische Ziele einzahlen.
Dazu gehört auch die Fähigkeit, bewusst Nein zu sagen.
Denn nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch wirtschaftlich sinnvoll.
Ein faszinierendes KI-Projekt kann für ein Unternehmen wenig relevant sein, während eine unspektakuläre Verbesserung in einem zentralen Geschäftsprozess erhebliche Vorteile schafft.
Strategische Führung bedeutet deshalb auch, begrenzte Ressourcen konsequent auf die wirklich wichtigen Vorhaben zu konzentrieren.
#6 Drei Fragen, die über den wirtschaftlichen Nutzen entscheiden
Wer künstliche Intelligenz strategisch einsetzen möchte, sollte sich zunächst mit drei grundlegenden Fragen beschäftigen.
1. Welche konkreten Probleme wollen wir lösen?
Am Anfang steht nicht die Auswahl einer Anwendung, sondern das Verständnis der eigenen Herausforderungen.
Vielleicht dauert die Angebotserstellung zu lange. Vielleicht ist wertvolles Wissen nur einzelnen Mitarbeitenden zugänglich. Vielleicht verursacht die Bearbeitung wiederkehrender Kundenanfragen einen erheblichen Aufwand.
Solche Probleme bilden einen deutlich besseren Ausgangspunkt als die Frage, welches neue KI-Tool gerade besonders populär ist.
2. Wo schaffen wir den größten Mehrwert?
Nicht jede Herausforderung eignet sich gleichermaßen für den Einsatz künstlicher Intelligenz.
Deshalb müssen mögliche Projekte danach bewertet werden, welchen Beitrag sie tatsächlich zu den Unternehmenszielen leisten können.
Dabei kann es um geringere Kosten, bessere Qualität, kürzere Durchlaufzeiten, höhere Kundenzufriedenheit oder zusätzliche Umsatzmöglichkeiten gehen.
Entscheidend ist, dass der angestrebte Nutzen nachvollziehbar ist.
3. Woran erkennen wir, ob wir erfolgreich sind?
Wer investiert, sollte auch beurteilen können, ob sich die Investition gelohnt hat.
Dafür braucht es geeignete Erfolgskriterien.
Wie stark verkürzt sich beispielsweise die Bearbeitungszeit? Welche Fehler lassen sich reduzieren? Werden Kunden schneller bedient? Entstehen zusätzliche Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten?
Nicht jedes Pilotprojekt muss sofort einen positiven wirtschaftlichen Effekt erzielen. Gerade in frühen Phasen gehört Lernen dazu.
Aber langfristig muss klar sein, welche Wirkung mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz erreicht werden soll.
#7 Zwischen endlosen Strategiediskussionen und blindem Aktionismus
Gerade im Mittelstand lassen sich bei neuen Technologien zwei gegensätzliche Vorgehensweisen beobachten.
Auf der einen Seite stehen Unternehmen, die zunächst möglichst alles planen möchten.
Strategiepapiere werden geschrieben, Konzepte entwickelt und sämtliche Risiken diskutiert. Doch während immer weiter analysiert wird, bleibt die praktische Umsetzung aus.
Auf der anderen Seite stehen Unternehmen, die möglichst schnell möglichst viele Anwendungen ausprobieren.
Neue Tools werden eingeführt, Workshops organisiert und erste Automatisierungen aufgebaut. Allerdings fehlt häufig die Verbindung zu übergeordneten Unternehmenszielen.
Beide Vorgehensweisen haben Schwächen.
Der sinnvollere Weg liegt dazwischen.
#8 Eine klare strategische Richtung, verbunden mit der Bereitschaft, pragmatisch Erfahrungen zu sammeln.
Unternehmen benötigen kein umfangreiches Strategiepapier, bevor sie erste Schritte unternehmen können.
Sie benötigen zunächst Klarheit über ihre wichtigsten Herausforderungen, eine überschaubare Auswahl geeigneter Anwendungsfälle und Verantwortliche, die diese Projekte konsequent vorantreiben.
Anschließend kann im kleinen Rahmen getestet werden.
Was funktioniert, wird weiterentwickelt. Was keinen ausreichenden Nutzen bringt, wird verändert oder beendet.
Auf diese Weise entsteht eine KI-Strategie, die Orientierung gibt, ohne die notwendige Flexibilität zu verhindern.
#9 Warum die Mitarbeitenden über den Erfolg mitentscheiden
Bei aller Begeisterung für neue Technologien wird ein zentraler Faktor häufig unterschätzt: die Menschen im Unternehmen.
Künstliche Intelligenz verändert nicht nur Software und Prozesse. Sie verändert Aufgaben, Arbeitsweisen und möglicherweise auch Verantwortlichkeiten.
Darauf reagieren Mitarbeitende unterschiedlich.
Einige sind neugierig und begeistert. Andere sehen neue Möglichkeiten, fühlen sich aber im Umgang mit der Technologie unsicher. Wieder andere sorgen sich um ihre berufliche Zukunft.
Diese unterschiedlichen Perspektiven müssen ernst genommen werden.
Wer lediglich ankündigt, künftig verstärkt KI einsetzen zu wollen, ohne die Hintergründe zu erklären, erzeugt möglicherweise mehr Unsicherheit als Begeisterung.
Deshalb beginnt eine erfolgreiche KI-Einführung nicht mit dem Kauf einer Softwarelizenz.
Sie beginnt mit Kommunikation.
Warum beschäftigt sich das Unternehmen mit künstlicher Intelligenz? Welche konkreten Herausforderungen sollen damit bewältigt werden? Was verändert sich für einzelne Abteilungen? Welche Unterstützung erhalten die Mitarbeitenden?
Je besser die Menschen die unternehmerischen Ziele verstehen, desto eher können sie Veränderungen nachvollziehen und aktiv mitgestalten.
Dabei sollte vorhandenes Wissen der Mitarbeitenden gezielt genutzt werden.
Denn diejenigen, die täglich mit Kunden, Prozessen und internen Abläufen arbeiten, kennen häufig die größten Schwachstellen und die vielversprechendsten Verbesserungsmöglichkeiten.
Eine gute KI-Strategie verbindet deshalb die Perspektive der Geschäftsführung mit der praktischen Erfahrung der Mitarbeitenden.
#10 Gerade unter wirtschaftlichem Druck wird Strategie wichtiger
Viele mittelständische Unternehmen stehen derzeit vor erheblichen Herausforderungen.
Fachkräftemangel, steigende Kosten, schwierige Märkte und wirtschaftliche Unsicherheit beanspruchen die Aufmerksamkeit der Geschäftsführung.
Strategische Themen geraten dadurch leicht in den Hintergrund.
Doch gerade diese Herausforderungen machen die bewusste Auseinandersetzung mit künstlicher Intelligenz relevant.
KI kann helfen, vorhandenes Wissen besser zugänglich zu machen, Mitarbeitende von wiederkehrenden Aufgaben zu entlasten und Prozesse zuverlässiger zu gestalten.
Sie kann zusätzliche Kapazitäten schaffen und neue Dienstleistungen ermöglichen.
Insbesondere Unternehmen mit begrenzten personellen Ressourcen können davon profitieren.
Allerdings entsteht dieser Nutzen nicht automatisch durch die Einführung neuer Werkzeuge.
Er entsteht erst dann, wenn technologische Möglichkeiten konsequent mit den tatsächlichen Herausforderungen und Zielen des Unternehmens verbunden werden.
Gerade wenn Zeit, Geld und Personal knapp sind, ist strategische Priorisierung deshalb keine zusätzliche Belastung, sondern eine Voraussetzung für sinnvolle Investitionen.
#11 Fazit: Nehmen Sie sich 30 Minuten für Ihre KI-Strategie
Mittelständische Unternehmen brauchen einen leistungsfähigen Maschinenraum, in dem neue Technologien erprobt, Prozesse verbessert und praktische Lösungen entwickelt werden.
Doch dieser Maschinenraum benötigt eine klare Richtung.
Und diese Richtung muss aus dem Kontrollraum kommen: von einer Geschäftsführung, die Ziele formuliert, Chancen bewertet, Prioritäten setzt und Verantwortung übernimmt.
Dafür muss nicht sofort eine umfassende KI-Strategie entwickelt werden.
Beginnen Sie mit einem überschaubaren ersten Schritt.
Nehmen Sie sich in den nächsten Tagen gemeinsam mit Ihrem Führungsteam 30 Minuten Zeit und diskutieren Sie drei Fragen:
- Was sind aktuell die drei größten Herausforderungen unseres Unternehmens?
- Bei welchen dieser Herausforderungen könnte künstliche Intelligenz einen echten Beitrag leisten?
- Wer übernimmt die Verantwortung dafür, aus diesen Möglichkeiten konkrete, wirtschaftlich sinnvolle Projekte zu entwickeln?
Halten Sie die Antworten fest, identifizieren Sie einen ersten vielversprechenden Anwendungsfall und vereinbaren Sie, wie dessen Nutzen überprüft werden soll.
So wird aus einer allgemeinen Diskussion über künstliche Intelligenz ein konkreter unternehmerischer Ansatz.
Denn die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens entscheidet sich nicht daran, wie viele KI-Tools Sie einsetzen.
Entscheidend ist, ob Sie wissen, wohin Sie Ihr Unternehmen entwickeln möchten – und wie künstliche Intelligenz Sie dabei unterstützen kann.
#TheYellowShoes
Mein Name ist Prof. Dr. Markus Haid und als Digitalisierungsexperte begleite ich Unternehmen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.
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