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Neue Technologien versprechen mehr Effizienz, schnellere Prozesse und völlig neue Möglichkeiten. KI, moderne Software und digitale Werkzeuge können Unternehmen enorm voranbringen. Doch Technologie allein weiß noch lange nicht, wo sie ansetzen muss.
Gerade im Mittelstand steckt ein großer Teil des entscheidenden Wissens nicht in Datenbanken, Prozesshandbüchern oder Softwarelösungen. Es steckt in den Köpfen der Menschen, die seit vielen Jahren wissen, welcher Kunde wie tickt, warum bestimmte Abläufe entstanden sind und an welcher Stelle ein Prozess regelmäßig ins Stocken gerät.
Deshalb gilt bei der Digitalisierung ein alter Satz ganz besonders: Neue Besen kehren gut – aber die Alten wissen, wo der Dreck sitzt.
#1 Neue Technologien allein lösen keine alten Probleme
KI, Automatisierung und moderne Software sind die neuen Besen eines Unternehmens. Sie können schneller arbeiten, große Datenmengen analysieren, Routineaufgaben automatisieren und Prozesse wesentlich effizienter gestalten.
Genau deshalb sind sie wichtig.
Wenn bestehende Werkzeuge nicht mehr effizient genug sind, Prozesse unnötig viel Zeit beanspruchen oder Informationen mühsam aus unterschiedlichen Excel-Tabellen zusammengesucht werden müssen, braucht es neue Lösungen.
Doch selbst der beste Besen hilft wenig, wenn niemand weiß, wo gekehrt werden muss.
Ein neues System kennt zunächst weder die Besonderheiten eines Kunden noch die informellen Abläufe zwischen Abteilungen. Eine KI weiß nicht automatisch, welche Informationen wirklich relevant sind. Und eine neu eingeführte Software erkennt nicht von selbst, warum Mitarbeitende einen bestimmten Prozess seit Jahren anders durchführen, als er ursprünglich einmal geplant wurde.
Technologie liefert das Werkzeug. Das notwendige Anwendungswissen kommt aus dem Unternehmen.
#2 Viel Unternehmenswissen steht in keinem Prozesshandbuch
Gerade in gewachsenen mittelständischen Unternehmen existiert enormes Wissen, das niemals systematisch dokumentiert wurde.
Erfahrene Mitarbeitende wissen beispielsweise, welcher Kunde bestimmte Anforderungen stellt, wo Informationen zu finden sind oder welche Ausnahme bei einem bestimmten Auftrag berücksichtigt werden muss. Sie kennen Abkürzungen, Schwachstellen und Zusammenhänge, die über viele Jahre entstanden sind.
Genau dieses Wissen wird bei Digitalisierungsprojekten schnell unterschätzt.
Wenn neue Systeme eingeführt werden, ohne dieses Erfahrungswissen einzubeziehen, besteht die Gefahr, dass an den tatsächlichen Anforderungen vorbeidigitalisiert wird. Prozesse sehen auf dem Bildschirm anschließend vielleicht moderner aus – sie sind dadurch aber nicht automatisch besser.
Oder anders formuliert: „Digitalisieren Sie nicht das Chaos, sonst haben Sie am Ende ein digitales Chaos.“
Bevor ein Prozess automatisiert wird, muss deshalb zunächst verstanden werden, wie er tatsächlich funktioniert.
#3 Technische Kompetenz braucht fachlichen Kontext
Auf der anderen Seite benötigt ein Unternehmen Menschen, die neue Technologien verstehen und deren Möglichkeiten erkennen.
Technikaffine Mitarbeitende können neue Software schnell bewerten, Daten analysieren, Automatisierungen aufbauen oder mit KI-Lösungen experimentieren. Sie sehen häufig Möglichkeiten, die innerhalb etablierter Abläufe bisher nicht betrachtet wurden.
Doch auch die leistungsfähigste KI braucht die richtigen Informationen.
Wenn beispielsweise ein interner KI-Assistent aufgebaut werden soll, stellt sich sehr schnell die entscheidende Frage: Mit welchem Wissen soll dieser Assistent arbeiten?
Welche Dokumente sind relevant? Welche Informationen sind zuverlässig? Welche Sonderfälle müssen berücksichtigt werden? Welche Regeln gelten tatsächlich im Alltag?
Die technische Umsetzung kann ein jüngeres oder besonders digitalaffines Team übernehmen. Das Wissen darüber, womit die Lösung gefüttert werden muss, liegt jedoch häufig bei den erfahrenen Mitarbeitenden.
Erst wenn beide Perspektiven zusammenkommen, entsteht aus Technologie eine funktionierende Lösung.
#4 Digitalisierung ist deshalb auch eine Führungsaufgabe
Die eigentliche Herausforderung besteht häufig nicht darin, eine geeignete Software oder KI-Anwendung zu finden.
Schwieriger ist es, unterschiedliche Denkweisen zusammenzubringen.
Erfahrene Mitarbeitende dürfen nicht den Eindruck bekommen, dass ihr Wissen durch neue Technologien plötzlich nichts mehr wert ist. Gleichzeitig sollten neue Mitarbeitende und technisch affine Kollegen nicht ausgebremst werden, nur weil bestimmte Abläufe schon immer auf eine bestimmte Weise funktioniert haben.
Beide Seiten bringen etwas Entscheidendes mit.
Die eine Seite kennt den Dreck. Die andere bringt den neuen Besen.
Führungskräfte müssen deshalb Räume schaffen, in denen dieses Wissen zusammengeführt werden kann. Dazu gehört auch gegenseitiger Respekt. Erfahrung darf Innovation nicht blockieren. Innovation darf Erfahrung aber ebenso wenig geringschätzen.
Genau an dieser Schnittstelle entsteht eine tragfähige digitale Transformation.
#5 Erfahrungswissen muss sichtbar werden
Ein wichtiger Schritt besteht darin, vorhandenes Wissen aus den Köpfen der Mitarbeitenden herauszuholen und strukturiert verfügbar zu machen.
Dabei geht es nicht darum, jede Kleinigkeit in umfangreichen Handbüchern festzuhalten. Entscheidend ist vielmehr, kritische Abläufe, Sonderfälle und Erfahrungswerte sichtbar zu machen.
Fragen Sie beispielsweise:
Warum läuft dieser Prozess genau so ab? Wo entstehen regelmäßig Probleme? Welche Informationen werden benötigt? Welche Ausnahmen treten häufig auf? Wer verfügt über Wissen, ohne das dieser Ablauf nicht funktioniert?
Solche Gespräche schaffen eine wesentlich bessere Grundlage für die anschließende Digitalisierung.
Denn erst wenn der tatsächliche Prozess verstanden wurde, lässt sich entscheiden, wo Software, Automatisierung oder KI sinnvoll eingesetzt werden können.
#6 Fazit: Erst verstehen, dann digitalisieren
Neue Technologien sind wichtig. Unternehmen brauchen moderne Werkzeuge, Automatisierung, KI und leistungsfähige Software, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Doch werfen Sie dafür die alten Besen nicht einfach weg.
Nutzen Sie stattdessen gezielt das Wissen Ihrer erfahrenen Mitarbeitenden und verbinden Sie es mit der technologischen Kompetenz Ihrer digitalaffinen Kollegen.
Beginnen Sie damit, zentrale Prozesse gemeinsam zu betrachten. Machen Sie verborgenes Erfahrungswissen sichtbar. Identifizieren Sie unnötige Arbeitsschritte und Schwachstellen, bevor Sie diese digitalisieren. Entscheiden Sie anschließend gemeinsam, welche Technologie das konkrete Problem am besten lösen kann.
So wird aus einem neuen digitalen Werkzeug nicht nur ein neuer Besen – sondern ein Besen, der auch dort kehrt, wo tatsächlich der Dreck sitzt.
#TheYellowShoes
Mein Name ist Prof. Dr. Markus Haid und als Digitalisierungsexperte begleite ich Unternehmen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.
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