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Meetings gehören zum Unternehmensalltag. Doch wie häufig wird eigentlich hinterfragt, was eine Besprechung tatsächlich kostet – und was am Ende dabei herauskommt?
Zwölf Personen sitzen eine Stunde gemeinsam in einem Meeting. Hinzu kommen möglicherweise Wegezeiten, Vorbereitungen und Unterbrechungen der eigentlichen Arbeit. Schnell entsteht so ein vierstelliger Aufwand. Das wäre zunächst kein Problem, wenn am Ende eine wichtige Entscheidung getroffen, ein Problem gelöst oder ein konkretes Ergebnis erzielt wird.
Kritisch wird es, wenn genau das nicht passiert. Wenn zwölf Menschen eine Stunde zusammensitzen und lediglich Informationen erhalten, die genauso gut vorab hätten verteilt werden können.
Dann lohnt es sich, die eigene Meetingkultur grundsätzlich zu hinterfragen.
#1 Was eine Stunde Besprechung tatsächlich bedeutet
Eine Besprechung dauert vielleicht nur eine Stunde. Für das Unternehmen ist es jedoch nicht nur diese eine Stunde.
Sitzen zwölf Personen gleichzeitig in einem Meeting, werden zwölf Arbeitsstunden gebunden. Kommen Wegezeiten, Vorbereitung oder Nachbereitung hinzu, steigt der Aufwand weiter.
Entscheidend ist aber noch etwas anderes: Während dieser Zeit findet an anderer Stelle keine operative Arbeit statt. Es werden keine Kunden betreut, keine Projekte bearbeitet und möglicherweise auch keine strategischen Aufgaben vorangebracht.
Auch digitale Meetings ändern daran nur einen Teil.
Teamsessions und Webcalls reduzieren Wegezeiten erheblich. Der Wechsel von Meeting A zu Meeting B dauert heute manchmal nur wenige Sekunden. Die eigentliche Ressource bleibt jedoch gebunden: die Aufmerksamkeit und Arbeitszeit der teilnehmenden Menschen.
Deshalb ist nicht nur die Frage wichtig, wie effizient ein Meeting organisiert ist. Zunächst sollte geklärt werden, ob es überhaupt stattfinden muss.
#2 Information allein rechtfertigt keine Besprechung
Eine typische Situation in Unternehmen: Mehrere Menschen werden eingeladen, eine Präsentation wird gezeigt und anschließend gehen alle wieder auseinander.
Eine Entscheidung wurde nicht getroffen. Ein konkretes Arbeitsergebnis gibt es ebenfalls nicht.
Die Teilnehmenden wurden lediglich informiert.
Genau hier liegt großes Potenzial. Denn Informationen müssen nicht zwingend synchron vermittelt werden. Dokumente, Präsentationen, Kennzahlen oder Statusberichte können in vielen Fällen vor einer Besprechung bereitgestellt werden.
Die gemeinsame Zeit sollte dann für das genutzt werden, wofür es tatsächlich mehrere Menschen gleichzeitig braucht: Fragen klären, unterschiedliche Perspektiven diskutieren, Probleme lösen und Entscheidungen treffen.
Ein Meeting sollte deshalb nicht mit dem Ziel beginnen: „Wir möchten Sie informieren.“
Sinnvoller ist eine klare Erwartung wie: Die notwendigen Informationen liegen vor, offene Fragen werden beantwortet und anschließend wird über einen konkreten Punkt entschieden.
Damit verändert sich die Funktion des Meetings grundlegend. Aus passivem Informationskonsum wird gemeinsame Arbeit.
#3 Wer wirklich gleichzeitig benötigt wird
Eine der wichtigsten Fragen sollte bereits vor dem Versand einer Einladung beantwortet werden:
„Warum müssen genau diese Menschen gleichzeitig in diesem Raum sitzen?“
Lässt sich darauf keine überzeugende Antwort geben, ist möglicherweise entweder der Teilnehmerkreis zu groß oder das gesamte Meeting nicht notwendig.
Denn häufig entstehen Besprechungen aus Gewohnheit. Menschen werden eingeladen, weil sie beim letzten Mal ebenfalls dabei waren. Verteiler wachsen. Regeltermine etablieren sich. Irgendwann sitzen acht, zehn oder zwölf Personen zusammen, obwohl nur drei oder vier tatsächlich an der anstehenden Entscheidung beteiligt sind.
Deshalb sollte für jede Person klar sein, welche Rolle sie im Meeting hat.
Wird ihre Expertise benötigt? Muss sie eine Entscheidung treffen? Soll sie eine konkrete Frage beantworten? Ist ihre Zustimmung erforderlich?
Wenn es keinen solchen Grund gibt, muss diese Person möglicherweise auch nicht teilnehmen.
Das ist keine Frage von Ausgrenzung. Im Gegenteil: Wer unnötige Meetings vermeidet, gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben zurück.
#4 Vorbereitung schafft Raum für Entscheidungen
Effiziente Meetings beginnen nicht mit dem Öffnen der Präsentation, sondern bereits vor dem Termin.
Die notwendigen Informationen sollten den Teilnehmenden im Vorfeld zur Verfügung stehen. Gleichzeitig muss klar sein, welches Ergebnis am Ende erwartet wird.
Dadurch entsteht ein völlig anderer Einstieg in die Besprechung.
Statt zunächst zwanzig oder dreißig Minuten Informationen zu präsentieren, kann direkt geklärt werden, welche Fragen noch offen sind. Anschließend kann diskutiert und entschieden werden.
Natürlich funktioniert das nur, wenn auch die Teilnehmenden Verantwortung übernehmen und die bereitgestellten Informationen vorab lesen.
Genau deshalb sollte diese Vorbereitung ausdrücklich als Voraussetzung für das Meeting formuliert werden.
Die wertvolle gemeinsame Zeit wird dann nicht dafür verwendet, allen denselben Informationsstand vorzulesen. Sie wird für die Aufgaben genutzt, die nur gemeinsam erledigt werden können.
#5 Regeltermine brauchen regelmäßig eine neue Begründung
Besonders interessant sind Jour fixe und andere regelmäßig wiederkehrende Termine.
Montag, 10 Uhr. Jede Woche. Seit Jahren.
Doch warum eigentlich?
Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer sollten sich deshalb immer wieder ansehen, welche regelmäßigen Besprechungen im Unternehmen stattfinden. Wer trifft sich dort? Mit welchem Ziel? Welche Ergebnisse entstehen daraus?
Dabei geht es nicht darum, persönliche Kommunikation aus Unternehmen zu verbannen.
Der direkte Austausch zwischen Kolleginnen und Kollegen bleibt wichtig. Auch informelle Gespräche vor oder nach einem Termin können wertvoll sein. Wenn jedoch genau dieser persönliche Austausch das eigentliche Ziel ist, kann er auch bewusst als solcher organisiert werden.
Ein Erfahrungsaustausch, kurze One-on-One-Gespräche oder ein bewusst gestaltetes Treffen mit wechselnden Gesprächspartnern können dafür geeigneter sein als ein einstündiges Statusmeeting mit einem großen Teilnehmerkreis.
Das Format sollte zum Ziel passen – und nicht das Ziel nachträglich an ein bestehendes Format angepasst werden.
#6 Fazit: Geben Sie jedem Meeting einen konkreten Auftrag
Meetings werden nicht dadurch effizient, dass sie digital stattfinden oder von 60 auf 45 Minuten verkürzt werden. Entscheidend ist zunächst, warum Menschen überhaupt zusammenkommen.
Schauen Sie sich deshalb insbesondere Ihre wiederkehrenden Besprechungen an. Prüfen Sie, welches konkrete Ergebnis erwartet wird, welche Entscheidung getroffen werden soll und welche Personen dafür tatsächlich benötigt werden.
Verteilen Sie Informationen möglichst vorab und machen Sie deutlich, dass deren Kenntnis Voraussetzung für das Gespräch ist. Nutzen Sie die gemeinsame Zeit anschließend konsequent für Fragen, Diskussionen, Problemlösung und Entscheidungen.
Und wenn Sie keinen überzeugenden Grund dafür finden, warum bestimmte Menschen gleichzeitig an diesem Termin teilnehmen müssen, ist möglicherweise die einfachste Entscheidung auch die wirtschaftlichste:
Das Meeting findet nicht statt.
So gewinnen Sie nicht nur Zeit zurück. Sie schaffen zusätzliche Kapazität für Kunden, operative Aufgaben, strategische Entscheidungen und genau die Arbeit, die Ihr Unternehmen tatsächlich voranbringt.
#TheYellowShoes
Mein Name ist Prof. Dr. Markus Haid und als Digitalisierungsexperte begleite ich Unternehmen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.
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